Smartworking, cosa serve? 3 tecnologie che puoi usare subito

Nella nostra epoca internet è sempre più onnipresente, ecco perché sui luoghi di lavoro si privilegia lo smartworking. Le possibilità offerte dalla rete sono immense e in ambito lavorativo vengono sfruttate al meglio. Oggi è possibile fare riunioni in videoconferenza unendo persone molto distanti tra loro. Oppure si possono elaborare documenti in collaborazione. Infine è possibile svolgere autonomamente la propria professione in remoto, quello che chiamiamo telelavoro.

In questo articolo tratteremo di queste possibilità valutando anche se la tua azienda può implementare tecnologie di smartworking. Perché ovviamente non tutti i lavori si possono svolgere a distanza, diciamo che principalmente è una possibilità di più facile impiego per chi lavoro in ufficio rispetto a operai e artigiani.

Cos’è lo smartworking?

Smartworking e telelavoro sono sostanzialmente sinonimi anche se, volendo essere più letterali, la traduzione migliore è lavoro agile. Tutti i termini precedenti in realtà indicano un ampio ventaglio di possibilità che vanno dal semplice delocalizzare una specifica attività fino a separare l’ufficio fisico dal luogo di lavoro effettivo dell’impiegato.

Lo smartworking in Italia è ben lontano da essere una pratica diffusa e condivisa. Nel Bel Paese infatti il telelavoro è molto ridotto: poche aziende lo utilizzano e molte altre lo impiegano un solo giorno a settimana, come se fosse un test. Nel resto d’Europa invece è una realtà, specialmente nei Paesi del Nord.

Smartworking pro e contro per la tua impresa

Nel decidere se adottare o meno tecnologie di smartworking, e quali, devi considerare di cosa si occupa la tua impresa. È ovvio che se gestisci un hotel la maggior parte del tuo personale sarà a contatto con il pubblico quindi deve essere fisicamente sul posto. Mentre se sei un tour operator o un’agenzia di marketing, molti tuoi dipendenti potranno organizzare il lavoro da casa tramite internet.

I pro del telelavoro sono piuttosto evidenti: inquinamento ridotto, possibilità di uffici più piccoli e meno costosi, possibilità di utilizzare impiegati e professionisti lontani tra loro, meno stress per i dipendenti e tanti altri. Per quanto riguarda invece i contro ne possiamo elencare altrettanti: difficoltà nel coordinare il lavoro, rintracciabilità del personale, problemi legati alle infrastrutture ad esempio una connessione internet non performante.

Tecnologie di smartworking

Per quanto riguarda le tecnologie di smartworking ha una scelta davvero ampia, di seguito te ne suggerisco tre per darti un’idea delle possibilità.

Skype: da sempre il software di casa Microsoft è quasi lo stereotipo del telelavoro. Grazie a questa applicazione disponibile sia per desktop che per mobile potrai restare in contatto con i tuoi dipendenti. Puoi avviare chat, condividere file oppure avviare una videoconferenza con diversi partecipanti.
G Suite: si tratta del pacchetto software di casa Google. È un insieme di applicazioni che spaziano dalla e-mail fino alle videochiamate. Uno degli aspetti più interessanti è sicuramente legato alla creazione di documenti di vario tipo. Potrai iniziare a creare file testo, presentazioni e fogli di calcolo aggiungendo poi collaboratori che potranno modificarli. Ogni modifica viene salvata in automatico ed è anche possibile scrivere note leggibili esclusivamente dagli altri redattori.
Microsoft Teams: come Skype permette videoconferenze e come g Suite permette la creazione di gruppi di lavoro. È uno strumento molto utile per le aziende grazie alle sue molteplici possibilità. Devi solo registrarti e scaricarlo sul pc, sullo smartphone oppure utilizzarlo direttamente da browser web.

Ovviamente esistono tantissimi altri strumenti: Evernote permette collaborazioni a distanza, Trello serve a pianificare un progetto multipartecipanti, WhatsApp e le E-mail ormai sono imprescindibili.