Seminario: Cos’è, come funziona e come organizzarne uno
seminario
Seminario: è impossibile che non ne abbia mai sentito parlare. I seminari sono incontri divulgativi, eventi organizzati per permettere a persone competenti di approfondire uno specifico tema. Lo scopo è quello di creare uno spazio dedicato al confronto e alla riflessione comune, aperto sia a professionisti che appassionati. L’idea alla base di un seminario è che vi siano degli interventi da dibattere, preparati dagli invitati che sono tenuti a predisporre contributi da esporre al pubblico. Attenzione però a non far confusione con altri tipi di seminari: quello universitario e quello ecclesiastico. Nel primo caso si parla di corsi di perfezionamento all’interno di uno specifico percorso universitario, nel secondo di un istituto religioso in cui gli aspiranti al sacerdozio vengono formati e istruiti.
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Come funziona un seminario?
Il seminario è un evento informativo , una sorta di lezione alternativa in cui professionisti, esperti in una specifica materia, espongono il proprio punto di vista o condividono le proprie scoperte in merito ad un dato argomento.
Gli incontri durano in media un paio di ore, possono essere divisi in più parti e possono ripetersi settimanalmente o mensilmente. L’argomento ne definisce la durata, così come gli interventi vengono strutturati in base al programma generale. Qualora il seminario duri dalla mattina alla sera sono previste opportune pause a metà mattinata e a metà del pomeriggio, oltre alla pausa pranzo. Per prendervi parte è generalmente necessario prenotarsi tramite telefono o mail, talvolta pagando una caparra. Che tu debba parteciparvi o che tocchi a te organizzarne uno ecco di seguito alcuni pratici consigli.
I 6 passaggi necessari per organizzare un seminario
1.Scegliere il tema
Il primo passo da compiere per impostare un seminario come si deve è stabilire il tema dell’evento. Senza una chiara visione dell’obiettivo che intendi organizzare è inutile spendere tempo e risorse. L’argomento è il nucleo centrale dell’incontro e una volta stabilito potrai cercare i relatori da invitare e immaginare un possibile ordine degli interventi. Ti consigliamo di non dare nulla per scontato ed avvertire i relatori con largo anticipo per ridurre al minimo il rischio di spiacevoli sorprese o assenze ingiustificate dell’ultimo minuto. Puoi contattare i tuoi invitati inviando loro una lettera o una mail in cui specifichi il giorno, il tema ed ipotetica durata dell’intervento.
2.Location
Una volta definito il tema dovrai occuparti di trovare una location adeguata al numero di invitati previsti. Un’ampia sala con palco sarà senz’altro utile perché i relatori siano visibili a tutti. Gli hotel garantiscono sale e servizi extra idonei, come ad esempio il parcheggio e le camere, indubbiamente utili nel caso in cui il seminario duri più di una giornata.
3.Attrezzature
Generalmente i locali predisposti ad ospitare questo genere di eventi mettono a disposizione la strumentazione necessaria. Qualora non siano disponibili non disperarti, hai bisogno di: microfoni, un proiettore, un opportuno impianto audio, nulla che non si possa trovare altrove. Il microfono e l’impianto audio sono necessari per l’esposizione e l’ascolto dei contenuti, mentre il proiettore è un valido aiuto per il relatore fornendo un supporto visivo ai temi discussi.
4. Agenda
Documento di fondamentale importanza, da predisporsi accuratamente e distribuire a tutte le persone che vi prenderanno parte, l’agenda deve contenere tutte le informazioni principali. Deve riportare l’orario di inizio e fine dei lavori, compreso l’ordine e il tempo destinato agli interventi. Qualora questi ultimi dovessero durare più di due ore inserisci delle pause per far riposare i Considera anche la possibilità di un aperitivo conclusivo per rilassarsi. Non dimenticarti che l’agenda deve essere inviata in anticipo ai relatori e a tutti i partecipanti, al massimo puoi consegnarla il giorno del seminario prima di aprire i lavori.
5.Catering
Abbiamo già parlato delle pause durante gli incontri, e che pausa sarebbe senza qualcosa da mangiare e da mettere sotto i denti? Di solito ad un seminario si offrono una colazione di benvenuto, un pranzo e degli stuzzichini. L’offerta alimentare deve essere proporzionata alla durata dell’incontro, se ad esempio il seminario dura una giornata sarà bene offrire un pranzo. Puoi rivolgerti a dei professionisti per organizzare il tuo buffet , ma ricorda di optare per un pasto leggero e veloce.
6.Feedback
Al termine del seminario è importante carpire il parere e le impressioni dei partecipanti. È stato raggiunto l’obiettivo prefissato? Gli interventi sono stati esaustivi e puntuali? Queste sono solo alcune delle domande che dovrai porre. I feedback ti consentiranno di capire com’è andato l’incontro e se ci sono cose da migliorare o evitare in futuro. Il metodo classico per intervistare i partecipanti è un questionario da sottoporre al termine dell’evento, eventualmente inseribile online sulla pagina web del seminario.