Come organizzare un evento: 5 passaggi fondamentali

Come organizzare un evento? Da dove iniziare?  É probabile che sia capitato anche a te di porti queste domande. Le circostanze per le quali puoi trovarti con la responsabilità di dover allestire un evento possono essere le più diverse. Possono essere matrimoni come congressi, eventi per bambini o inaugurazioni… Insomma le possibilità sono infinite, ma ci sono dei passi fondamentali che è opportuno rispettare per ottenere dei risultati soddisfacenti.

Scopriamolo insieme, analizzando i passaggi fondamentali!

I motivi per cui ti potresti trovare ad organizzare un evento sono tanti. Magari sei stato incaricato di occuparti di una convention aziendale, oppure hai deciso di partecipare alla vita della tua città ed hai scelto di ideare una serata culturale. Senza dimenticare l’eventualità che tu voglia fare una sorpresa a un amico per il suo compleanno… E di possibilità ce ne sarebbero ancora…!

Avrai notato fin da subito che per far sì che le cose possano riuscire al meglio, ci sono tantissimi dettagli da pianificare con largo anticipo e imprevisti di cui tener conto. Capire come organizzare un evento e far sì che funzioni non è per niente semplice!

Come ho già accennato esistono molte tipologie di eventi.  Un ampio spettro di varietà che differiscono tra loro per tema e pubblico cui si rivolgono, tali da differenziare anche la natura dell’evento e contraddistinguerlo dagli altri, rendendolo peculiare. Quali sono i principali tipi di eventi? Vediamolo insieme!

Eventi Culturali. Un evento culturale è un avvenimento di carattere sia emozionale che socio-culturale. Un’occasione di aggregazione fra persone che si trovano a vivere esperienze comuni e potenzialmente istruttive di promozione della cultura. L’evento culturale raggruppa tutti gli eventi del settore cultura includendo manifestazioni musicali, teatrali o artistiche in genere.

Eventi Sportivi. L’evento sportivo comprende tutte quelle manifestazioni che riguardano le varie specialità sportive. Da quelle più strettamente locali sino a quelle su scala nazionale come il calcio in tutte le sue declinazioni.

Eventi Promozionali. Eventi legati alla vita aziendale con lo scopo di promuovere prodotti e servizi. Vengono solitamente organizzati da un’unica impresa per promuovere i propri prodotti o servizi con l’obiettivo di attirare l’attenzione del mercato su nuovi prodotti o strategie.

Fiere. Eventi il cui pubblico è rappresentato dai professionisti che operano all’interno di uno specifico settore. L’obiettivo è quello di concentrare in un unico spazio tutte le informazioni su novità, strumenti, innovazioni e progetti che riguardano quel determinato ambito di cui l’evento si occupa.

Meeting. In questo caso si tratta per lo più di eventi organizzati da un’azienda il cui pubblico è costituito dalle stesse risorse umane interne. Lo scopo è quello di mostrare i risultati ottenuti, proporre nuovi progetti e creare coesione. Talvolta possono avere finalità formative.

Eventi di beneficienza. Un evento benefico è uno tra gli strumenti di raccolta fondi più diffuso e noto. Attraverso questo un’organizzazione non profit può farsi conoscere e raccogliere i fondi necessari per supportare la realizzazione di progetti e attività.

Eventi religiosi. Oltre ai grandi eventi come i Giubilei e le Giornate Mondiali della Gioventù, esistono eventi di minore portata ma altrettanto importanti come le processioni o i congressi ed incontri promossi dalle varie Confessioni religiose. Si tratta di eventi con quantitativi di partecipanti molto elevati, che talvolta possono comportare anche il loro spostamento tra location.

Ricorrenze e festività personali. Eventi legati alle ricorrenze familiari come per esempio matrimoni, anniversari, compleanni, feste di laurea, addio al nubilato o al celibato e via dicendo.

Avere ben chiara la tipologia a cui appartiene aiuta moltissimo a capire meglio come organizzare un evento.

Come si organizza un evento

Organizzare un evento è sicuramente impegnativo ma non impossibile, con un po’ di pazienza e qualche dritta da seguire, la pianificazione sarà meno traumatica del previsto.

Ecco i 5 principali passi da seguire.

Definire il tipo di evento. Quale è il fine dell’evento e che tipo di esperienza vorresti far vivere ai partecipanti? Un obiettivo comune di qualsiasi manifestazione o festa tu stia progettando, è quello di far vivere un momento positivo ai partecipanti.
La scelta della data. La tempistica è uno degli aspetti più importanti, da definire con maggior attenzione. Se vuoi avere successo e contare su un buon numero di partecipanti, non potrai scegliere una data a caso. Pensa già a un giorno e un orario in cui la maggior parte degli invitati sia disponibile. Proponi delle date e raccogli in anticipo dei pareri: potrai optare per il giorno con più partecipazioni. Non scegliere date troppo vicine o troppo lontane nel tempo, per evitare che gli invitati abbiano già altri impegni o si dimentichino dell’evento.
La scelta dello spazio. Un altro fattore di fondamentale importanza è la scelta della location. Naturalmente dovrà essere di dimensioni adeguate per i tuoi invitati e per le attività che hai previsto di proporre. Non limitarti a pensare alla dimensione dello spazio, ma pensa anche a come potrai gestirlo. Nel caso in cui tu abbia previsto dimostrazioni, attività o momenti di svago sarà necessaria un’area grande e libera. In generale il consiglio è di preferire un posto facilmente raggiungibile, possibilmente in una zona conosciuta e soprattutto ben attrezzata. Una location difficile da raggiungere costituisce un grosso problema nell’organizzare un evento di successo.
Il budget. Per organizzare un evento è ovviamente necessario stabilire un budget realistico. Una volta definita questa somma, in base alle tue disponibilità e al risultato che vuoi ottenere, decidi come suddividerla nelle varie spese che dovrai affrontare.
I dettagli. Quando avrai organizzato tutto seguendo al meglio le indicazioni precedenti, prova a vivere l’evento nella tua mente e prendi nota dei problemi che potrebbero sorgere o delle necessità che potrebbero avere i partecipanti. In sostanza definisci tutti i dettagli!

Bene! E ora…?

Non ti resta che iniziare!

Naturalmente se decidi di organizzare un evento non dovrai pensarlo come un momento a sé. Ti sarà utile iniziare subito ad immaginarlo come una raffinata combinazione di decisioni e strategie che avranno come scopo finale quello di prenderti cura dei tuoi ospiti e farli sentire a proprio agio.

Tra frenesia e preoccupazioni varie però non dimenticare di prendere una pausa di tanto in tanto e divertirti anche tu!