Organizzare un evento culturale: imparare divertendosi - Oj Eventi

Organizzare un evento culturale: imparare divertendosi

Organizzare un evento culturale

Organizzare un evento culturale: imparare divertendosi

 

Organizzare un evento culturale

Organizzare un evento culturale

Ci sono sempre aspetti che rendono una sfida organizzare un evento culturale. Gli eventi culturali possono essere declinati in una varietà di forme ed esempi andando da qualcosa di semplice come una mostra fino ad eventi complessi come i festival d’arte. Vediamo insieme come affrontare queste sfide e garantire un successo assicurato al vostro evento culturale.

 

Le basi dell’evento culturale

 

–         Il tema

Il tema ha un’importanza fondamentale, sarà il fil rouge durante tutto il processo organizzativo dell’evento, quindi sceglietelo con cura. Può essere una celebrazione dedicata ad una personalità artistica rappresentativa per la vostra città, regione o paese. Può essere un festival dedicato ad una certa corrente artistica, o alla rappresentazione di un certo concetto. Qualsiasi esso sia, ricordatevi che il tema sarà il punto di interesse che “venderà” il vostro evento.

–         Il tempo

Quando si organizza un evento culturale di piccole dimensioni, tenete conto di iniziare a comunicarlo al pubblico 2-3 mesi prima della data d’inizio. Quindi, avviate il processo organizzativo almeno 6 mesi prima. Per un evento culturale complesso, di grandi dimensioni, come un festival d’arte, dovrete annunciarlo 6 mesi prima della data d’inizio. Quindi, iniziate ad organizzarlo almeno 12-18 mesi prima.
Parola d’ordine, anticipo.

Come organizzare un evento culturale

Cercate di fare in modo che il vostro evento sia:

–          Divertente

Esiste ancora il preconcetto che la cultura “non vende” perché non è “divertente”. Però questo può essere vero solo se il vostro evento è un’esperienza statica. Una volta stabilita la struttura dell’evento culturale, assicuratevi di aver inserito delle opportunità per i partecipanti di aggregarsi, socializzare e rilassarsi. Questo può significare un lounge o un cocktail bar nel foyer di una mostra, un aperitivo dopo un simposio letterario, o una festa dopo uno spettacolo teatrale. Le occasioni per la socializzare sono ancora più facili da inserire nel programma se l’evento è più complesso, come un festival d’arte. Includete degli spettacoli di strada e delle bancarelle di street food specifici regionali per aggiungere ancora più punti di interesse.

–          Gestibile e sicuro

Se l’evento culturale è complesso, anche gestirlo e fare in modo che tutto proceda come dovrebbe, diventa altrettanto difficoltoso. Per gestire il tutto nel migliore dei modi, usate una piattaforma online per creare e vendere i biglietti per l’evento. Per esempio, potete creare l’evento complesso come gruppo di eventi, e aggiungere le attività separate come eventi correlati. In più, per ogni attività potete creare vari tipi di biglietti ed avere i fondi immediatamente disponibili man mano che i partecipanti effettuano i pagamenti tramite transazioni sicure.

Gli aspetti pratici dell’evento

–         Il budget e come ottenere i fondi

Quando si organizza un evento culturale, si possono avere delle opportunità importanti per risparmiare sui costi, si potrebbero ad esempio far partecipare le istituzioni in veste di partner. E visto che i costi che pesano di più nel budget dell’evento sono quelli relativi alla location, le opportunità sono vaste: da musei, università, il comune, e biblioteche pubbliche, fino ai parchi.

Un’altra opportunità per ridurre i costi è includere dei volontari nel team organizzativo. Le istituzioni pubbliche, i volontari e la vendita dei biglietti però, quasi sicuramente, non basteranno a coprire i costi dell’evento. Avrete bisogno di sponsor. Un buon punto d’inizio per la ricerca è tra le aziende legate al campo artistico, per esempio le case editrici e le gallerie d’arte. Anche un grande collezionista o un mecenate delle arti potrebbero rappresentare delle opportunità di sponsorizzazione in forma di donazioni.

–         Marketing e comunicazione

Una volta pensato, programmato e deciso l’evento, arriva il momento di pubblicizzarlo. Il web marketing avrà un ruolo importante nel renderlo noto.
Creare un sito web dell’evento sarà il punto centrale, mentre la pubblicità display, l’email marketing e le campagne social, con un target molto preciso, saranno gli strumenti per diffonderlo.

Per questo tipo di evento però, non sottovalutate la forza dell’offline marketing. Per gli eventi culturali, le affissioni e la cartellonistica in città sono ancora uno strumento efficace.

The last but not the least, il fattore umano. Accogliete i vostri ospiti, trasmettete loro la vostra passione, la vostra determinazione. Sarà un successone!

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Articolo di Diana Ongari