Organizzare un evento aziendale è molto più facile a dirsi che a farsi. Tutti pensano di sapere in teoria cosa è un evento aziendale, di fatto serve una check list ben fatta per assicurarsi di non trascurare passaggi e dettagli fondamentali. Due le domande a cui rispondere prima di iniziare: quale tipo di evento aziendale volete organizzare e perché.
Cosa sono gli eventi aziendali?
Possiamo definire l’evento aziendale come un incontro dedicato alle persone che lavorano per una data azienda. Questa definizione potrebbe tuttavia apparire riduttiva se non si tenessero in considerazione le tante tipologie di evento possibili, da scegliere in base al ruolo aziendale dei partecipanti e agli obiettivi dell’evento stesso. Per esempio si potrebbe organizzare una convention per reparti, diciamo quello commerciale, un meeting per fare il punto, ma anche una cena di gala o un cocktail party per clienti. Di esempi ce ne sono svariati, così come svariate sono le ragioni per organizzarli. La principale è sicuramente trovare il tanto anelato equilibrio all’interno dell’azienda. Con il giusto mix di comunicazione e intrattenimento, dal testimonial a vari tipi di engagement, team building, spettacoli, e così via, gli obiettivi che si possono raggiungere sono davvero molti!
Scopriamo ora insieme, step by step, come procedere.
Come organizzare eventi aziendali
La fase di progettazione è fondamentale per la corretta organizzazione e la conseguente buona riuscita dell’evento.
- Briefing. Si parte da un briefing, in cui le idee creative vengono esposte e discusse. Il briefing deve essere il più chiaro e approfondito possibile, da lì nasce di fatto l’evento. Ci si può rivolgere ad un’agenzia o al proprio meeting planner per le aziende che hanno questa figura al loro interno. In entrambe i casi è fondamentale dare e ricevere i giusti imput dalle figure aziendali di riferimento per sapere esattamente cosa si aspettano dall’evento.
- Budget. Bando alla venalità, il budget che si ha a disposizione, determina praticamente tutto l’evento. E’ dal budget che si può capire cosa è possibile fare ed iniziare a progettarlo ed eventualmente giustificare un’eventuale richiesta di aumentare la cifra a disposizione.
- Team. Una volta stabilite le linee guida dell’evento, serve un team che lavori con voi e dovrete sceglierlo in base alle competenze e all’attinenza dei ruoli con l’evento, ma anche tenendo in considerazione personalità e attitudini.
- Location. Quando le idee iniziano a essere chiare si potrà scegliere la location più adatta. Innanzitutto è bene domandarsi quali siano le necessità specifiche ed i requisiti della location che dovranno essere soddisfatti. Il passo successivo prevede l’esplorazione e la conoscenza di quella che è l’offerta di sedi congressuali presenti nel territorio in cui si terrà l’evento e per questo ci sono diversi motori di ricerca location. Durante la vostra ricerca online, potrete filtrare i risultati secondo le vostre necessità, fare la vostra selezione di location e chiedere loro i preventivi. Mandatory è poi l’organizzare delle site inspection presso le location selezionate, per meglio valutare spazi e atmosfere, le dimensioni e le eventuali problematiche che potrebbero insorgere.
Il segreto degli eventi di successo
Check list. Quello che è fondamentale è non dimenticare di stilare una check list e seguirla pedissequamente per non dimenticare nulla. Niente, ma proprio niente, deve essere lasciato al caso. La data prescelta per esempio, controllate che non sia in concomitanza con qualche grande evento che potrebbe ‘disturbare’ il vostro. Poi, messi a punto tutti i dettagli, si devono contattare tutti i fornitori di servizi, il catering per coffee break, cene di gala e buffet, le luci, servizio audio e musica traduzione e così via. E ora si può anche pensare a mandare gli inviti ai partecipanti.
Social engagement. Un aspetto non trascurabile dell’evento aziendale è l’engagement dal punto di vista social. Creare un hashtag per l’evento e coinvolgere i partecipanti anche sui principali social aiuta ad aumentare la memorabilità dell’evento.
Questi gli step principali, imprescindibili. Quello determinante però è personalizzarlo, renderlo unico ed originale. Metteteci del vostro e non sbaglierete. Ready, set, organize!
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Articolo di Daiana Ongari