Anche se non è il tuo lavoro, nella vita potresti trovarti a organizzare un evento. Ecco alcuni spunti e passi fondamentali da considerare per una serata indimenticabile.
Poniamo le basi per l’organizzazione di un evento
Dobbiamo avere ben presenti alcuni aspetti fondamentali:
- Lo scopo dell’evento, a cosa miriamo?
- Si tratta di un evento di lavoro o di svago?
- Il budget che abbiamo a disposizione
- La data dell’evento
- La location ideale
- Il target che vogliamo attirare, chi è il nostro invitato ideale?
- Che cosa vogliamo trasmettere?
- Qual è il valore aggiunto che diamo ai nostri invitati?
- Lascia un ricordo della serata, come un piccolo gadget
Sono tante le cose da considerare, ma muovendoci con attenzione, possiamo arrivare a dei risultati ottimi.
Lo scopo del nostro evento è quello che ci muove, in base a questo sappiamo chi è il nostro target, cosa vogliamo trasmettere e anche che budget ci serve. Una volta che abbiamo ben chiaro questo aspetto, possiamo passare alla fase più pratica del nostro progetto.
Dobbiamo scegliere una data adatta e avere un largo anticipo sui tempi, in modo da organizzare tutto con cura e dare la possibilità ai nostri ospiti di non prendere altri impegni e confermarci la partecipazione.
Considerando il budget dobbiamo poi scegliere la location adatta alle nostre esigenze, avendo un numero approssimativo di conferme possiamo muoverci con più sicurezza.
Quando conviene annunciare il nostro evento?
Per il primo invito, quello dove si richiede una conferma per la partecipazione, conviene avere a disposizione due settimane dall’evento. In un secondo momento, magari due o tre giorni prima della data, è fondamentale ricordare l’appuntamento!
Possiamo farlo via mail, permettendo di scaricare un coupon utile in serata per un cocktail omaggio oppure guardaroba incluso.
Come coinvolgere il nostro target
Indipendentemente dall’età dei nostri invitati, per organizzare eventi, la tecnologia rimane la nostra miglior alleata, essa ci permette di rimuovere i confini spaziali.
Possiamo mandare l’invito via mail ai contatti più stretti, un invito virtuale sui social, oppure attraverso un’iscrizione ad una lista.
Diventano molto vantaggiosi gli accordi e le collaborazioni con strutture diverse dalla nostra, che ci permettono di attirare maggior afflusso.
Organizzare eventi, scegliere la location
Avendo sottomano le conferme di partecipazioni oppure le iscrizioni alla lista, possiamo orientarci verso la struttura più opportuna. Nella bella stagione è preferibile un evento all’aperto, con magari un piccolo buffet e tanto verde. Quando invece la temperatura si fa più mite, meglio optare per soluzioni al caldo, magari accoglienti e semplici.
Cosa vogliamo trasmettere?
Potrebbe trattarsi di una promozione del nostro prodotto o servizio, in questo caso assicuriamoci di curare al meglio tutti i dettagli e avere la pazienza e il tempo per risolvere eventuali dubbi dei potenziali clienti.
Potrebbe altresì essere una serata per fare nuovi contatti, un’occasione per conoscere nuove persone con cui fare rete.
Spesso e volentieri però si tratta di una serata celebrativa, si festeggia una ricorrenza o un evento speciale! Qui è dove abbiamo maggior spazio per la creatività!
Qual è il valore aggiunto che diamo ai nostri invitati?
Oltre a passare una bella serata, l’ospite deve tornare a casa con qualcosa in tasca, o meglio nel cuore.
Stupire e lasciare un segno però non è facile, ma se la nostra missione è quella di trasmettere e fare del bene, allora saremo facilitati. Le fotografie possono immortalare un sorriso, fermare il tempo e far rivivere a distanza di anni un’emozione!
Consiglio di avere a disposizione diverse polaroid, un responsabile foto della serata e il gioco è fatto. I nostri invitati torneranno a casa con un bel ricordo! Il successo del nostro evento è garantito rispettando questi semplici passi. Mettiamoci il giusto impegno e la giusta cura per i dettagli, il resto verrà da sé!
E tu hai mai organizzato un evento? Raccontaci la tua esperienza e condividi con noi i tuoi trucchetti!
Articolo di Mary Stachie