Il Meeting! Cosa sapere per organizzare una riunione di lavoro o prendervi parte
Meeting: è impossibile che tu non abbia mai sentito questa parola. È un termine di origine inglese utilizzato per designare varie tipologie di riunioni riferite particolarmente al mondo del lavoro. Nella pratica si tratta di incontri professionali organizzati, un fenomeno in crescita che coinvolge aziende grandi e piccole accomunate da due esigenze in particolare: creare un forte senso di appartenenza interna e delineare scopi ed obiettivi comuni. Che tu debba parteciparvi o che tocchi a te organizzarne uno ecco di seguito alcuni pratici consigli.
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Come funziona un meeting?
Il meeting assume sempre più un ruolo rilevante nel mondo imprenditoriale, ma perché è così importante organizzarli o parteciparvi? Le motivazioni che possono portare a indire un meeting sono molteplici, così come i problemi che potresti trovarti ad affrontare. Dovrai confrontarti con la necessità di trovare nuove soluzioni, condividere informazioni o rafforzare lo spirito aziendale. È un incontro in cui i partecipanti vengono coinvolti per affrontare problemi o esplorare nuove strade. Esistono cinque categorie che si differenziano in base allo scopo prefissato, ma a prescindere dall’obiettivo un meeting può essere organizzato come un classico seminario o come una riunione che mira a coinvolgere tutti i presenti. Nel primo caso l’incontro ha uno scopo formativo, mentre nel secondo si analizzano i problemi e i vari punti di vista per giungere ad una decisione condivisa.
Come organizzare un meeting?
Devi organizzare un meeting? Bene, prima di tutto è fondamentale evitare che risulti una perdita di tempo. Come? Preoccupati di stimolare i partecipanti e di far sì che l’incontro sia fruttuoso. Le persone vogliono essere coinvolte, quindi evita la comunicazione unidirezionale ma favorisci l’interazione prendendo in considerazione tutte le opinioni, magari attraverso un brainstorming o una votazione finale. Le decisioni condivise alimentano lo spirito di gruppo e facilitano la risoluzione dei problemi. Per rendere il tuo meeting più efficace e gradevole ti sarà anche utile seguire alcuni consigli:
- redigere una lista dei partecipanti;
- predisporre l’ordine degli argomenti da trattare ed il tempo da dedicare agli interventi;
- stabilire l’obiettivo da raggiungere.
Chi ben comincia è a metà dell’opera. Ricorda che predisporre un programma è fondamentale: ti permetterà di ridurre al minimo gli imprevisti e di affrontare scorrevolmente i vari punti da toccare.
Dove organizzare un meeting?
Altra spinosa questione è la scelta del luogo in cui riunirsi. Una sala ricevimenti? Un’aula attrezzata con pc e proiettori?
Le possibilità sono potenzialmente infinite, ma trovare una location adatta dipenderà molto dal tipo di meeting che intendi organizzare. Una sala per convegni è preferibile quando pochi interlocutori si rivolgono a tanti. Uno spazio più compatto come un ufficio è invece preferibile quando bisogna coinvolgere tutti i partecipanti. Risulta quindi decisivo considerare il numero dei partecipanti: più sono numerosi e più ardua sarà l’organizzazione. Nel caso di meeting particolarmente affollati, l’ideale è rivolgersi a professionisti del settore . Il vantaggio di rivolgersi a dei professionisti ti garantirà anche una maggiore efficienza. Potrai contare su di uno staff che si occuperà di gestire gli arrivi, i posti disponibili e degli eventuali pasti.
Come comportarsi ad un meeting?
Devi partecipare ad una riunione di lavoro e non sai cosa ti aspetta? Non preoccuparti, la convocazione è sempre accompagnata da una lista di temi, interventi e informazioni utili. Nel caso tu fossi tra i relatori, è senz’altro consigliabile che ti preoccupi di scrivere e provare il tuo discorso in anticipo. A prescindere dal tuo ruolo è bene ricordarsi di alcune buone norme da seguire per non fare brutte figure. L’educazione e la puntualità sono fondamentali. Farsi aspettare è sgradevole, far squillare il cellulare, giungere impreparati e distrarsi continuamente sono atteggiamenti da evitare.
L’aspetto è un altro punto cruciale. Un uomo può cavarsela con un completo scuro o comunque un abbigliamento formale. Per quanto riguarda l’abbigliamento della donna è consigliabile optare un tailleur gonna o pantalone evitando di scegliere colori troppo vistosi. Infine cosa mangiare ad un meeting? Non sottovalutare questo aspetto: intorno ad un tavolo nascono e si fortificano le relazioni lavorative. Nel caso di lunghi incontri è la stessa struttura a offrire da mangiare, mentre nel caso di riunioni in sede di breve durata è meglio non appesantirsi troppo durante la pausa. Offrire ai partecipanti dei gustosi biscotti nel corso del break contribuirà a rendere l’ambiente più socievole e predisposto al lavoro.