
Il kick off meeting è l’incontro iniziale che si svolge quando deve essere lanciato un nuovo progetto. È un momento fondamentale in cui tutti gli stakeholders si siedono intorno a un tavolo per condividere il senso del progetto e gli obiettivi comuni. In questo articolo scopriremo il significato del kick off meeting all’interno di una realtà aziendale, vedremo come organizzare una riunione iniziale che sia efficace e quali vantaggi comporta.
Kick off: traduzione e significato nella realtà aziendale
La parola inglese kick off significa letteralmente calcio d’inizio. Il termine viene usato nel football americano per indicare il momento iniziale della partita in cui un giocatore calcia la palla ovale. Spetta all’arbitro lanciare la moneta che deciderà quale squadra potrà toccare per prima la palla. Nessun giocatore, se non il kicker, può attraversare la linea sulla quale è posizionata la palla prima che sia calciata.
Il termine kick off non viene solo usato nel gergo sportivo, ma è oggi utilizzato anche nel linguaggio del project management. In una realtà aziendale il kick off meeting corrisponde a quello che è il calcio d’inizio nello sport. Il momento fondamentale in cui prende avvio la partita o, in una situazione di business, il progetto. La riunione preliminare viene generalmente convocata dal project manager, dopo che è stato definito il piano di progetto. All’interno del piano di progetto vengono individuati con chiarezza gli obiettivi che si vuole raggiungere, le attività da svolgere, i follow-up, le tempistiche, le risorse da coinvolgere e i costi previsti.
Prima che venga messo in opera il progetto, è fondamentale condividere tutti gli elementi della progettazione con i membri che verranno coinvolti durante la realizzazione. Il kick off meeting serve quindi al team di lavoro per generare condivisione e coesione prima che il vero lavoro inizi.
È compito del project manager organizzare il kick off meeting per esplicitare gli obiettivi di lavoro, le modalità per raggiungerli e le tempistiche. La riunione preliminare serve anche per mettere nero su bianco eventuali rischi e problematiche che sono emersi durante la fase di progettazione e valutare strategie di gestione.
5 step per organizzare un kick off meeting efficace
Abbiamo visto che è compito del project manager convocare e condurre il kick off meeting. Affinché la riunione sia efficace e proficua è importante che siano coinvolte tutte le persone che prenderanno parte alla realizzazione del progetto. Sicuramente un incontro in presenza facilita la condivisione e la comunicazione, ma in casi eccezionali si può organizzare anche in modalità videoconferenza.
Per organizzare un kick off meeting efficace è necessario seguire 5 step fondamentali:
- Pianificare l’ordine del giorno. È fondamentale che il project manager abbia una scaletta da seguire. Questa permette infatti di identificare tutti i punti che si vuole trattare durante la riunione e di definire le priorità. Avere un ordine del giorno permette anche di stabilire la durata della riunione, che dovrebbe essere lunga a sufficienza per trattare tutti gli argomenti previsti, ma non eccessivamente prolissa. Alla fine della scaletta è importante inserire uno spazio per eventuali dubbi e domande, i cosiddetti Q&A (questions and answers), da parte dei membri del team. L’ordine del giorno è da consegnare in anticipo, in modo che tutti abbiano il tempo di preparasi.
- Presentarsi e presentare. All’inizio del kick off meeting è compito del project manager presentarsi al team di lavoro e presentare tutti i membri, sottolineando il ruolo che svolgeranno nel progetto. Questa fase è fondamentale per creare partecipazione e far sentire le persone come protagonisti e non semplici spettatori. Alla fine delle presentazioni si può esporre anche l’ordine del giorno con tutti i punti da affrontare durante la riunione.
- Usare le slide. Il kick off meeting va organizzato in anticipo e nel dettaglio. Sarebbe opportuno preparare un supporto visivo alla presentazione, come un documento di Power Point. Le slide sono un ottimo strumento per mantenere viva l’attenzione dei partecipanti e per non perdere il filo del discorso. Nelle slide si possono inserire immagini, grafici e mappe concettuali che aiutano a comprendere meglio quello di cui si sta parlando. Affinché una slide sia efficace è importante che sia evocativa. Non deve contenere troppe scritte, ma solo poche parole chiave che riassumono il senso del discorso.
- Condurre la riunione. Il project manager deve avere sotto controllo l’andamento della riunione. Sarà suo compito scandire i tempi del meeting e far alternare i relatori, qualora ce ne fosse più di uno. È fondamentale prevedere anche una pausa caffè a metà riunione per dare la possibilità ai partecipanti di rilassarsi e sgranchirsi le gambe.
- Terminare il meeting. La durata del meeting deve essere prevista in fase di organizzazione e deve essere rispettata. Le riunioni che durano all’infinito non sono proficue. Nell’esposizione degli argomenti è quindi necessario analizzare i dettagli dove richiesto, ma avere anche la capacità di sintetizzare. Prima della conclusione del meeting è importante lasciare uno spazio per eventuali domande dei partecipanti e rendersi disponibili a chiarire ulteriori perplessità nei giorni seguenti.
I vantaggi del kick off meeting
Il kick off meeting è un momento fondamentale all’interno della pianificazione di un progetto. È davvero il calcio d’inizio, il primo passo verso la sua realizzazione. Se organizzato in modo efficace, seguendo i 5 step di cui abbiamo parlato, può apportare numerosi benefici al progetto. Innanzitutto permette ai membri del team di conoscersi e di conoscere il project manager, colui che ha in mano le redini di tutto il progetto.
Il kick off meeting consente anche la condivisione degli obiettivi e le strategie per raggiungerli. Alla fine della riunione ogni partecipante dovrebbe avere la risposta alle 5 domande chiave: chi? Cosa? Come? Quando? Perché? Se ben organizzato il kick off meeting può generare discussioni proficue, che permettono di chiarire dubbi e questioni importanti per la buona riuscita del progetto. La riunione preliminare è solo l’inizio del progetto, ma come un calcio d’inizio può determinare la vittoria dell’intera partita.