Per la ben riuscita di una riunione dobbiamo seguire alcuni accorgimenti, in questo articolo parleremo dei più importanti.
Da dove iniziare?
In primis, dobbiamo avere ben chiaro il motivo della riunione e orientarci nell’organizzazione attraverso lo scopo da raggiungere. Potremmo voler motivare il team, organizzare un brainstorming, proporre un nuovo progetto, parlare di un problema o semplicemente dare una comunicazione importante. Ora che abbiamo ben chiaro dove vogliamo arrivare, possiamo procedere con la scelta della location e quella dei partecipanti.
Location ideale per la riunione?
In base allo scopo della nostra riunione sappiamo orientarci verso la soluzione ideale. Una location diversa da quella dell’ufficio sarà perfetta per motivare il team o dare una comunicazione, invece la sala riunioni rimane il posto ideale per risolvere un problema o aggiornarsi sugli sviluppi interni all’azienda. Per proporre un progetto possiamo scegliere se farlo nella sede del possibile nuovo fornitore oppure nel nostro ufficio dove abbiamo tutti gli strumenti utili per presentarlo al meglio, come videoproiettori o lavagne.
Prepara una scaletta dell’evento
La pianificazione è il mattone portante di ogni evento ben riuscito. La scaletta è ampiamente personalizzabile, potrà comprendere gli argomenti da trattare, le attività da svolgere, le pause tra un intervento e l’altro e anche tener conto di eventuali imprevisti.
Fatti aiutare nell’organizzazione
Spesso siamo portati a pensare che per fare bene le cose, dobbiamo farle da noi. Questo però non è il comportamento migliore quando siamo immersi nell’organizzazione una riunione importante. Dobbiamo quindi imparare a lasciarci aiutare e soprattutto a delegare! Seleziona quindi un team di persone e suddividi chiaramente i vari compiti, gli obiettivi da portare a termine e i vari ruoli.
Come pubblicizzerai la riunione?
Se si tratta di una piccola riunione in ufficio non ne abbiamo bisogno, ma quando il numero dei partecipanti sale, dobbiamo pensare più in grande. Per scegliere la location ideale avremo bisogno di sapere quante persone intendono partecipare e il modo più semplice per saperlo è quello di chiedere una conferma di partecipazione. Se poi vogliamo dare più visibilità alla serata possiamo decidere di invitare qualche ospite speciale, in questo caso sarà nostra premura avvisarlo con largo anticipo e concordare insieme l’argomento da trattare.
Vogliamo far vivere un’esperienza diversa ai nostri partecipanti?
Sappiamo benissimo quando sia importante la parte emozionale in ogni evento e proprio per questo possiamo decidere di includere nella riunione un blocco di tempo dedicato all’esperienza scelta. Ci sono moltissime proposte sul mercato, ecco alcuni suggerimenti:
- Eventi in posti suggestivi
- Serata Karaoke
- Escape room
- Arrampicata
- Bowling
- Caccia al tesoro
- Orienteering
Completa la scaletta
E’ arrivato il momento di definire gli ultimi dettagli. Possiamo ora visualizzare la serata con più semplicità. Sappiamo i vari ruoli e i compiti della serata, sappiamo quando avverranno i singoli interventi e quando ci godremo i momenti di break. Una volta completata, inviamo la scaletta a chi ne è coinvolto.
Preparati alla riunione
In questo ultimo step dobbiamo mettere in pratica ciò che abbiamo ideato ma non ancora attuato. Se abbiamo optato per la sala riunioni, iniziamo ad organizzare la stanza. Ogni posto dev’essere ben curato e munito di penna e carta, di un bicchiere d’acqua e magari di un piccolo gadget della riunione. Prepariamo dunque:
- Le sedie
- I tavoli
- Le lavagne e i gessetti
- Il videoproiettore
- La scaletta stampata
- I gadget
- Le targhette con il nome degli ospiti speciali
- Le penne
- L’acqua
- I blocchi di carta
Se poi abbiamo optato per un piccolo rinfresco, sempre apprezzato, assicuriamoci di scegliere alimenti di qualità e magari un piccolo catering che dia alla nostra riunione quel tocco professionalità che tanto ci piace. Sono molte le soluzioni che possiamo adottare, per non sbagliare ricordiamoci sempre il motivo della nostra riunione e orientiamoci sempre verso quella direzione.
Con passione e con la giusta pianificazione saremo in grado di organizzare un evento formidabile!
E tu hai mai organizzato una riunione? Facci sapere la tua opinione e condividi l’articolo!
Articolo di Mary Stachie