Capire come organizzare un evento aziendale può non essere così facile come sembra. Esso può celare risvolti positivi o negativi in termini economici, ma soprattutto, in termini di visibilità e di percezione del proprio brand.
Fondamentale si tratta di porre una grande dedizione e cura su ogni scelta. Niente deve essere lasciato al caso: dalla check-list al post evento, tutto deve essere programmato per far sì che l’evento porti ai risultati sperati.
Con tutte le nuove tipologie di evento e di intrattenimento offerte al giorno d’oggi c’è da perdersi, perciò ecco i nostri consigli per organizzare un evento aziendale di successo senza perdere la testa.
Che cos’è un evento aziendale?
Un evento aziendale è un evento al quale si incontra un certo numero di persone che ha interessi di vario tipo legati a quella determinata azienda o brand. Spesso si pensa che sia un incontro dedicato solo al personale che lavora in azienda ma in realtà racchiude le più varie figure e può rivelarsi un ottimo modo per stimolare dipendenti, fidelizzare potenziali clienti, rafforzare la propria mission aziendale o, ancora, per promuovere un nuovo prodotto e così via.
È ovvio che tutto il contenuto di un evento aziendale ruoti attorno alle attività di una data società e perciò l’organizzazione degli eventi è parte integrante dei piani di strategia e marketing aziendale.
Come organizzare un evento aziendale: Briefing inziale
Dal momento che esistono tante tipologie di eventi aziendali, la prima cosa da fare è capire quale evento aziendale organizzare, qual è il motivo e il fine che con esso si vuole raggiungere. Si può organizzare, per esempio, una convention per reparti, una cena di gala, una festa dedicata ai propri clienti, attività di team building, ce ne sono davvero di mille tipi!
È essenziale definirne il motivo perché sarà cruciale per tutto il resto dell’organizzazione che verrà dopo: il motivo dell’evento aziendale costituirà e si ripercuoterà su tutti gli elementi e le decisioni. Non si può pensare di invitare i partner aziendali all’evento se esso è incentrato sul cliente, per esempio; mentre sarà vitale invitarli nel momento in cui decido di organizzare un evento aziendale in vista del lancio di un nuovo prodotto.
Per organizzare un buon evento aziendale è dunque obbligatorio stilare una checklist da seguire minuziosamente che comprenda inoltre:
- la definizione del budget;
- la scelta della location;
- la scelta del catering;
- l’intrattenimento e la musica;
- il post evento.
Ogni aspetto è interconnesso agli altri ed è quindi anche indispensabile affidarsi ad un planner eventi che siamo sicuri possa gestire al meglio tutto per fare in modo che non ci siano spiacevoli sorprese.
Il budget
Una volta definito a chi è rivolto l’evento aziendale, il passo successivo è quello di definire il budget a disposizione. La cosa migliora sarebbe quella di creare un prospetto suddividendolo in macro categorie: location, catering, staff ecc.… Questo passo è essenziale per capire quali scelte attuare e quanto budget dedicare ai vari aspetti organizzativi dell’evento aziendale.
Oltre a questo, il nostro consiglio è anche quello di prevedere da subito un margine di variabilità per il fuori budget, in modo da non essere colti impreparati.
Lo ribadiamo: essendo tutti gli aspetti collegati, anche dal budget dipenderanno la scelta della location, il numero di persone da invitare all’evento e quale, di preciso, sarà il vostro intrattenimento durante l’evento aziendale stesso.
Location dell’evento
In linea generale, non vi è un luogo più adatto di un altro per un evento aziendale; dipende dalle vostre scelte.
Se pensate di organizzare un evento al di fuori delle mura aziendali, il nostro consiglio è quello di affidarvi una struttura che abitualmente organizza eventi aziendali in quanto avrà una maggiore esperienza e saprà consigliarvi e meglio indirizzarvi nelle scelte. Saprà come curare nei piccoli dettagli la serata e magari può già proporvi alcuni pacchetti evento che possono di molto semplificarvi il lavoro.
Ricordate che la scelta della location dice molto di voi a chi parteciperà all’evento e per tal motivo non deve essere una scelta lasciata al caso. Assicuratevi dunque di fare dei sopralluoghi della location scelta per assicurarvi che gli spazi siano adatti. Non meno importante è, nella scelta della location, valutare anche un luogo che possa essere raggiungibile con diversi mezzi (bus, treno, auto), in quanto non potete sapere come gli invitati raggiungeranno il luogo.
Come organizzare un evento aziendale: Catering
Ad ogni evento aziendale è necessario prevedere il catering. Se anche si trattasse di un semplice corso di formazione e non per forza di una festa, è bene che venga programmato un momento di break per i propri ospiti: un rinfresco, un brunch, una cena o anche solo un aperitivo. Questo renderà l’evento più piacevole e permetterà di far parlare tra loro gli invitati.
Come per la scelta della location, anche per la scelta del catering, il consiglio è quello di rivolgersi ad aziende specializzate nel settore per evitar errori, ma soprattutto perché occorre mettere a disposizione più varianti per andare incontro alle esigenze di tutti: opzioni vegetariani, vegani, gluten-free sono ormai la norma.
Come organizzare un evento aziendale: Intrattenimento e musica
L’intrattenimento e la musica sono due vostre alleate perché si prestano a più situazioni:
- se si tratta di un primo evento possono servire per rompere il ghiaccio con gli invitati;
- aiutano ad evitare che l’evento si raffreddi, e a renderlo meno formale;
- un buon intrattenimento aiuta a creare un ricordo positivo della serata;
- sono semplicemente divertenti e rendono tutti più piacevole.
Potete pensare ad un dj o a dei professionisti che fanno esibizioni particolari (cabaret, spettacoli in maschera); nel caso in cui sia meno formale l’evento, potrebbe persino essere adatto un karaoke.
Post evento
Una volta che l’evento è terminato, il lavoro non è certo finito. Occorre fare per prima una riunione con lo staff che si è occupato dell’evento aziendale per avere un feedback su cui lavorare. Ma cercate anche cercare di avere una valutazione da chi ha partecipato all’evento: magari grazie alla distribuzione di schede con domande; gli ospiti sapranno dirvi cosa dovrete migliorare per il prossimo evento di successo che volete organizzare.
Al di fuori di come sia andato il vostro evento aziendale, mandate una mail per ringraziare ogni invitato per aver partecipato: è importantissimo ed è un ulteriore dettaglio che giocherà a vostro favore, mostrando tutto il vostro apprezzamento ed impegno!
Hai capito come organizzare evento aziendale? Hai già mandato via gli inviti? Cosa pensi di organizzare? Parlacene nei commenti!
Articolo di Alessia Brignoli
Iscriviti per ricevere news su Torino
Entra nella nostra chat telegram