Se ti stai chiedendo come organizzare un convegno, ma non sai da dove partire, non temere perché non è impossibile. Sicuramente un convegno è sempre un evento di notevoli dimensioni, in cui dover prendere tante decisioni, ma ci sono dei trucchi per organizzarlo al meglio. Se sei alle prime armi e hai paura di sbagliare, ricorda che creando un team solido potrai contare anche sul loro aiuto suddividendo il lavoro. Inoltre, la cosa più importante è procedere passo dopo passo, senza tralasciare nessun dettaglio che possa compromettere la riuscita dell’evento. Ma che cos’è un convegno? E quali aspetti lo caratterizzano?
Cos’è un convegno
Un convegno è un evento organizzato per favorire l’approfondimento di un argomento specifico di interesse ai partecipanti. Solitamente sono presenti dei relatori, ovvero nomi di spicco che espongono presentazioni e conducono dibattiti. Queste attività occupano la maggior parte del tempo di un convegno, che di norma si estende per due o tre giorni. La media di persone che partecipa ai convegni si aggira intorno al centinaio, anche se ci sono eccezioni. Numerosi sono i convegni internazionali, dove non solo gli invitati provengono da ogni parte del globo, ma anche i relatori. Infine, è utile ricordare che i convegni sono eventi sporadici, non sono quindi organizzati periodicamente come accade nel caso dei congressi.
Le differenze con congresso, convention e seminario
Il congresso come appena detto è una riunione periodica che permette l’incontro tra persone con stessi interessi lavorativi o professionali. La periodicità può essere annuale o pluriannuale e viene stabilita con largo anticipo. Il nome congresso deriva dal latino “congressus” ovvero incontro.
Una convention invece è una riunione organizzata a livello aziendale. Ha di solito lo scopo di fissare obiettivi e ricercare opportunità, ma anche di presentare le nuove campagne marketing o le novità dell’azienda. Ciò che più la differenzia dal convegno è il suo fine che può essere o di comunicazione interna all’azienda o commerciale. Mentre invece il convegno può essere organizzato da chiunque e su qualunque tema.
Il seminario è un incontro divulgativo organizzato con lo scopo di formare tramite l’approfondimento di temi specifici, guidato da uno o più formatori/relatori. Il programma dei seminari prevede degli interventi da parte degli invitati che poi vengono discussi tramite dibattiti. Un seminario tenuto online viene chiamato webinar, dall’unione di seminar e web.
Tipologie di congresso
Prima di capire come organizzare un convegno, bisogna avere ben chiara la tipologia dell’evento in questione. Ci sono infatti diversi tipi di meeting che richiedono una preparazione differente per ciascun congresso. I principali sono:
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Convegni deliberativi
Eventi in cui vengono deliberate decisioni vincolanti;
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Convegni aziendali
Hanno come obiettivo da parte di un’azienda, quello di affrontare argomenti o problemi interni;
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Convegni medici
Ci si riuniscono esperti e studiosi, con lo scopo di scambiare le proprie idee ed esperienze relative a farmaci, nuove procedure mediche e sperimentazioni;
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Convegni di fan
Sono occasioni d’incontro tra persone con le stesse passioni, e collezionisti su un tema specifico;
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Convegni culturali
Come indica il nome stesso sono eventi dedicati alla cultura e spesso sono dedicati ad un soggetto in particolare;
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Convegni politici
Riguardano i partiti politici e sono una forma di evento diffusa soprattutto negli USA.
Come organizzare un convegno: obiettivi e target
target di riferimento
Qualsiasi sia la tipologia dell’evento, se ti stai chiedendo come organizzare un convegno, il punto di partenza per organizzarne uno di successo è porsi degli obiettivi. Avere degli obiettivi ben precisi è la base su cui poggerà tutto il resto e non può essere trascurata. È fondamentale capire quanto si vuole investire e qual è il ritorno atteso, non solo dal punto di vista economico.
Per organizzare un convegno con la minima probabilità di insuccesso, la chiave è il target di riferimento. Se conosci il tipo di persone a cui è rivolto l’evento sarà più semplice organizzare le attività in base ai loro gusti e le loro aspettative. Potrai quindi prevenire problemi e noia a favore di intrattenimento ed entusiasmo. Sbagliare questa fase può compromettere la riuscita di tutto il congresso, organizzando qualcosa che risulterebbe fuori luogo e sgradito.
Programma e data
Una volta che si hanno chiari gli obiettivi e il target è il momento di preparare un programma, ovvero una vera e propria scaletta. Alla base del programma c’è la scelta dei relatori e del presentatore che rappresentano il fulcro dell’evento e dell’intrattenimento. In aggiunta bisogna considerare tutto l’occorrente necessari ai relatori come, ad esempio, le slides per una presentazione. Queste sono spesso sottovalutate ma se ben fatte ed efficaci possono davvero fare la differenza.
Per quanto riguarda la scelta del giorno, al contrario di quello che si può pensare, non può essere casuale. Bisogna informarsi su tutti gli eventi rivolti allo stesso target di riferimento e scartare a priori le date nelle quali essi si svolgono. Solo in questo modo ci si può assicurare maggiore affluenza e meno concorrenza.
Location e sala
Per la scelta del luogo, bisogna puntare alla comodità. La comodità però può essere relativa e cambiare da ospite a ospite. Ad esempio per qualcuno che arriva in aereo una località vicino all’aeroporto sarebbe l’ideale, a differenza di chi arriva in centro con il treno. Ma la vicinanza all’aeroporto può essere fondamentale per gli eventi internazionali.
Una volta scelta la location, bisogna scegliere la sala in base al programma e alle attrezzature necessarie. Potrebbe servirti una sala con microfono e impianto audio o di videoproiettore per le slides. Un altro elemento fondamentale è la capienza, in base al numero di persone che all’incirca saranno presenti sarà preferibile scegliere una sala piuttosto che un’altra.
Dettagli su come organizzare un convegno
feedback
Senza i punti precedenti non sarebbe possibile organizzare un convegno, ma sono alcune accortezze a determinare il vero successo dell’evento. Prevedere nel programma un comitato di benvenuto che accolga e indirizzi gli invitati può essere una vera chicca. Un’altra idea può essere quella di far loro un regalo, come un libro o un souvenir, un ottimo modo per ringraziarli e lasciare in loro un bel ricordo.
Infine, un aspetto che in molti tralasciano ma che può essere utile per l’organizzazione di futuri convegni è chiedere un feedback. Solo in questo modo saprai qual è stato il pezzo forte dell’evento e cosa invece può essere migliorato.
Ora che sai come organizzare un convegno, ti piacerebbe metterti in gioco? Faccelo sapere nei commenti!
Articolo di Sonia Di Terlizzi
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