Convegno
Sarà capitato a tutti nella vita di partecipare a un convegno, ma organizzarne uno è tutta un’altra storia. Partiamo dalla definizione, si parla di convegno quando ci si riferisce ad un grande evento che riunisce molte persone sotto uno stesso interesse.
Possono avere natura differente, da quella economica a quella aziendale o ancora riguardante il tempo libero e le passioni. Il convegno, ricordiamo, rimane uno degli strumenti preferiti dagli imprenditori per promuovere la propria attività, è infatti il luogo ideale per incontrare nuovi investitori e confrontarsi con altre startup.
Da dove iniziare?
Dobbiamo avere ben presente lo scopo del nostro convegno, la mole di partecipanti che ci aspettiamo e l’obiettivo da raggiungere. Se una volta osservate tali caratteristiche, ci rendiamo conto che l’organizzazione potrebbe richiedere più lavoro del previsto, possiamo affidarci ad un’agenzia specializzata e studiare insieme un ottimo evento.
Spese necessarie
Uno degli aspetti fondamentali nell’organizzazione di un convegno è sicuramente il costo. Spesso si tratta di eventi enormi con tantissima affluenza e dobbiamo essere preparati a gestire e orientare il maggior numero di persone possibili.
Considera tutte le opzioni, ecco alcuni punti da cui partire:
- Lo scopo del tuo evento può interessare molte persone? Quanto traffico ti aspetti?
- La location che hai in mente è adatta a contenere tutte queste persone?
- Può essere utile fare un incontro al mattino e uno al pomeriggio per distribuire i partecipanti
- Per le pause break dobbiamo pensare ad un buffet o un angolo bar
- Serviamoci della conferma di partecipazione o della preiscrizione ad una lista
- Come distinguerai i partecipanti all’interno? I bracciali o i badge di diversi colori aiutano molto
Una volta affrontati tutti i punti, avremo un’idea più chiara di come organizzare il nostro convegno. Saremo anche in grado di decidere se renderlo a pagamento o meno. Questo è importante perché aiuta ad ammortizzare le spese sostenute per l’organizzazione! È fondamentale capire quale tariffa si addice meglio al nostro caso. Suggerisco una tariffa unica, magari con qualche sconto speciale ad alcune categorie che vogliamo attrarre.
Sempre nell’ottica del traffico che attendiamo, per riuscire a scegliere la location più appropriata, ci può tornare molto utile un piccolo sconto fatto a chi si prenota entro una certa data. Questa strategia ci aiuterà a ipotizzare con più esattezza il numero dei partecipanti.
Come stilare la scaletta degli interventi
Anche in questa fase delicata, potremmo decidere di farci aiutare da un’agenzia specializzata, a maggior ragione se vogliamo articolare per bene la giornata e ci aspettiamo un grosso afflusso di persone. Gli interventi sono il cuore del convegno, dobbiamo pensarli molto bene e lo possiamo fare partendo da una semplice domanda: “quali sono i migliori interventi per raggiungere e trasmettere al pubblico quello che voglio?” Ospiti speciali, esperti del settore, ricercatori, inventori, imprenditori: sono tutti dei perfetti protagonisti per i nostri interventi.
Studia un filo logico, un discorso che si alimenta sempre più con i vari interventi. Fondamentali rimangono le pause nella giornata, sappiamo tutti quanto la concentrazione sia volatile e di sicuro non vogliamo appesantire o annoiare i partecipanti.
La scaletta ideale tiene conto delle seguenti caratteristiche:
- Ogni intervento deve avere una durata non superiore a 30 minuti
- Tra un intervento e l’altro studiamo delle piccole pause o degli intrattenimenti che facciano sorridere e rilassarsi un po’
- Come vogliamo gestire gli interventi dal pubblico? A fine convegno o prima di ogni pausa?
- Quando si organizzano i blocchi di tempo dedicati agli interventi, dobbiamo tener conto di eventuali imprevisti
- Tieni conto che un ospite speciale potrebbe non riuscire a venire, abbi sempre un piano B!
E tu hai mai organizzato un convegno? Condividi con noi la tua esperienza!
Mary Stachie