Assemblea online: quando rinnovarsi diventa una necessità
Assemblea
Il 2020 ha portato non pochi cambiamenti, uno dei più importanti è quello delle riunioni e assemblee che, attraverso la tecnologia, hanno cambiato sede e modalità.
Quando si parla però di presenza online, di voti o di assemblee importanti bisogna fare attenzione. È fondamentale osservare le norme che la legge impone per non incorrere ad annullamenti o alla nullità dell’evento.
Quali sono le linee guida da osservare?
Ricordiamoci che le assemblee continuano ad avere le caratteristiche tradizionali. Ciò che cambia grazie all’aiuto del mondo telematico è il luogo e la modalità di convocazione. Il software che useremo dovrà permettere a tutti i partecipanti di connettersi senza problemi, dovrà poi prevedere una soluzione alternativa per chi non possiede la connessione internet. Come ad esempio il collegamento tramite una telefonata.
La convocazione dovrà essere comunicata con le solite modalità, quali raccomandata o PEC, e dovrà contenere il link della riunione, l’eventuale password per accedere, l’orario preciso e le altre informazioni utili. Non dimentichiamoci poi l’importanza della registrazione dell’assemblea, questa infatti servirà in caso di contestazioni. Non meno importante rimane il verbale, redatto e sottoscritto dall’amministratore, che dovrà essere inviato a tutti i condomini.
Perché optare per l’alternativa online?
Attualmente possiamo considerare le assemblee online una necessità, e se infatti soddisfano i requisiti di non assembramento e permettono di riunire moltissime persone. Esse rappresentano una soluzione alternativa molto valida, permette a tutti di collegarsi da qualsiasi luogo e con tanti strumenti. Telefono, pc, qualsiasi device con una connessione internet è perfetto.
I software in circolazione ci permettono di organizzarle al meglio, ci guidano passo a passo e ci permettono di avere tutto sotto controllo, dalle registrazioni, ai partecipanti e ai vari strumenti che ci possono agevolare l’organizzazione dell’assemblea.
Questa soluzione, tra i vari vantaggi, ha sicuramente quello di permettere di risparmiare tempo!
Considerazioni importanti:
- Ricordiamoci che ogni condomino deve avere la possibilità di confrontarsi con gli altri partecipanti. Dovremo quindi scegliere un software che permetta di farlo, tramite una chat o anche tramite il collegamento audio
- Se fossero presenti eventuali deroghe, queste devono essere trasmesse in via telematica all’amministratore dell’assemblea
- Le votazioni dovranno essere gestite da un’integrazione nel software oppure nominalmente. Dobbiamo assicurarci di non cadere in vizi che ne potrebbero causare la nullità o l’annullabilità
- Grazie alla registrazione delle comunicazioni, con ogni tutela della privacy, anche secondo il GDPR, si possono realizzare assemblee, riunioni di consiglio e incontri con il semplice utilizzo del telefono
- Importante poi ricordare che il verbale è composto online dall’amministratore segretario e tutti i condomini vedono a video il suo contenuto, viene anche riletto per chi accede via telefono
- Per ciascun ordine del giorno le soluzioni proposte vengono poste ai voti, sempre con la verbalizzazione progressiva ed in diretta
- Il verbale è firmato dall’amministratore con firma digitale e marca temporale
- Immediatamente dopo la fine dell’assemblea dev’essere disponibile la registrazione della riunione su link riservato, magari su Google Drive
Quali difficoltà potremo incontrare?
In primis dobbiamo ricordarci che non tutti sono abili con gli strumenti informatici e che non tutti dispongono di una connessione ad internet, ciò potrebbe impedire loro di partecipare all’assemblea online. Ed è nostra responsabilità cercare il modo di ovviare il problema! Ad esempio, come dicevamo prima, possiamo ricorrere a software che permettano la partecipazione tramite una telefonata.
Alcuni poi lamentano tra gli svantaggi la mancanza dell’empatia in un contesto così impersonale come una videoconferenza. Certo ciò può essere vero in molti casi, ma il rovescio della medaglia è la possibilità di intervenire per coloro che invece di persona hanno più timori. Come tutti gli strumenti che ci permettono di connetterci da remoto, possiamo valutarne l’applicabilità nella nostra fattispecie e poi decidere se coglierne l’opportunità. Oppure, ovviamente, se rimanere sul tradizionale e preferire il contatto umano.