Agenzia di organizzazione eventi: tutto quello che devi sapere

Quando si parla di Agenzia di organizzazione eventi spesso non si pensa che dietro a queste parole si nasconda un mondo fatto di creatività, duro lavoro e competenza. Spettacoli, moda, cultura, lanci pubblicitari, fiere, festival, matrimoni: tutto ciò che necessita di un’organizzazione attenta e meticolosa può essere affidato a un’agenzia.

Se sei alla ricerca di un team di professionisti che possano aiutarti nell’organizzazione del tuo evento in questo articolo ti spiegheremo come trovare l’agenzia giusta per te.

Organizzare un evento non è semplice. È indispensabile avere un’ottima pianificazione, tanta creatività e una buona conoscenza della burocrazia.

Affidarsi a dei professionisti capaci è un buon investimento di denaro che ti permetterà di risparmiare tempo.

Che ti trovi a Milano o Bologna, che ti serva un aiuto per un’attività di team building o un matrimonio c’è sicuramente un’agenzia adatta alle tue esigenze.

Cosa fa un’ agenzia di organizzazione eventi

Eventi_aziendali

Le attività che sono il “dietro le quinte” dell’organizzazione di un evento sono diverse e coinvolgono diversi campi.

La prima fase è quella dell’ideazione. Ogni evento deve essere unico e pensato su misura per il cliente. In base alle necessità e al tipo di evento saranno indispensabili competenze diverse. Pensiamo a un’agenzia di eventi specializzata in matrimoni e a una specializzata in lanci di prodotti aziendali. Nella prima sarà indispensabile la figura di un wedding planner, un’ottima rete di catering e location, la conoscenza di fotografi e videomaker fidati. Nel secondo caso avremo bisogno di un event planner che possa appoggiarsi a social media manager capaci di pubblicizzare l’evento, di studiare i competitor, oltre che di una location adatta.

All’interno dell’agenzia il team si coordina e ognuno porta le proprie competenze in modo da garantire la migliore riuscita dell’evento.

La fase successiva prevede che tutti gli adempimenti burocratici siano eseguiti correttamente. In base al tipo di evento, che ci sia o meno uno spettacolo, che si preveda di occupare il suolo pubblico è indispensabile comunicare con gli enti locali, compilare la SCIA e inviare la corretta modulistica alla SIAE.

La fase esecutiva è quella in cui si svolge l’evento vero e proprio. In questa fase è indispensabile una corretta pianificazione di ogni dettaglio e la capacità di gestire gli imprevisti.

Che si tratti di un evento aziendale, di una fiera o dell’inaugurazione di una mostra nulla può essere lasciato al caso.

Creatività, efficienza ed esperienza sono le tre caratteristiche che daranno al tuo evento la spinta per diventare memorabile.

Perché rivolgersi a un’agenzia?

Matrimonio

Anche quando si tratta di piccoli eventi l’organizzazione e gli adempimenti burocratici possono essere tanti. Dietro a un evento ci sono tanti piccoli dettagli che spesso chi non è dell’ambiente fa fatica a vedere.

Prendiamo l’esempio di un evento di team building aziendale. Anche se può sembrare semplice da organizzare bisogna pensare a un’attività che sia adatta a tutti i partecipanti, al trasporto, magari cercare sconti per i gruppi. Le agenzie che si occupano di queste cose hanno già dei pacchetti standard e possono contare su dei partner commerciali che offrono sconti e tariffe agevolate.

Per quanto riguarda gli eventi più grandi è indispensabile sapersi muovere in diversi campi.

La promozione di un evento aziendale, come il lancio di un nuovo prodotto richiede delle buone conoscenze di marketing. Serve infatti un professionista che studi la campagna pubblicitaria più adatta, che conosca l’audience dell’azienda e che sappia gestire l’evento anche tramite i social. È necessario trovare la giusta location e pensare a un allestimento che sia adeguato al proprio target. Bisogna anche capire se servano hostess e steward, trovare un service per luci e suoni, contattare gli invitati e il catering. Sono tutti compiti che competono all’agenzia di organizzazione eventi.

In base al tipo di agenzia alla quale scegliete di rivolgervi potete trovare idee anche per eventi più piccoli ma che volete comunque rendere speciali. Feste di laurea, proposte di matrimonio, addio al nubilato e celibato. Anche quelli che possono sembrare piccoli momenti richiedono tanta creatività e molto tempo a disposizione. Appoggiarsi al lavoro di un’agenzia può aiutarti a vivere questi momenti senza pensare allo stress dell’organizzazione e alla gestione di eventuali imprevisti.

Come scegliere l’agenzia di organizzazione eventi?

Il modo migliore per scegliere quale agenzia faccia al caso vostro è quello di avere chiare le proprie esigenze.

Spesso le agenzie sono specializzate in determinati tipi di eventi.

Per piccoli eventi privati come battesimi, matrimoni e compleanni è bene orientarsi su agenzie con molta esperienza alle spalle, che conoscono bene il territorio e che hanno già attive diverse collaborazioni con attività limitrofe. In questo modo potrete contare su persone molto esperte nel campo che possono offrirvi pacchetti vantaggiosi.

Nel caso di eventi per il marketing è bene trovare agenzie che abbiano una squadra di professionisti che abbiano un background un po’ più trasversale. In questo caso, infatti, è importante affidarsi a qualcuno che sappia gestire al meglio anche tutta la parte pubblicitaria che andrà fatta anche tramite i social.

Nel dubbio leggete le recensioni di Google lasciate da altri clienti e date sempre un’occhiata alle pagine social delle agenzie che pensiate possano essere adatte a gestire il vostro evento.

Avere un feedback da chi si è affidato a loro prima di voi e vedere i loro allestimenti può aiutarvi a fare una scelta più ponderata.

Quali sono i costi?

I costi dei servizi di un’Agenzia di organizzazione eventi possono variare in base a tanti fattori.

Il tipo di evento, il numero di ospiti, i servizi accessori richiesti e la fama stessa dell’agenzia possono influire sul preventivo finale.

La cosa più importante da capire è se stiate pagando per un servizio che vi soddisfa.

Ci sono eventi che difficilmente potreste organizzare da soli con un risultato che sia all’altezza delle vostre aspettative. In questo senso il lavoro che pagate all’agenzia diventa un investimento che vi permette di risparmiare tempo e magari guadagnare denaro in futuro.

Pensate al lancio di un nuovo cosmetico: riuscire a organizzare un evento ben pubblicizzato sui social con inviti e gadget darà un ritorno di immagine importante alla vostra azienda.